Business-intelligence zonder datawarehouse

Bij de termen datawarehouse en business-intelligence (BI) denken velen direct aan terabyte grote datawarehouses, complexe constructies om gegevens te kopiëren en prachtige BI-tools om de gegevens te presenteren. Kortom, een forse investering in tijd, geld, hardware en mensen.

Organisaties die hun handen nog niet aan BI vuil gemaakt hebben, staan er soms kritisch tegenover. Hun management is niet altijd bij voorbaat overtuigd van de toegevoegde waarde van deze forse investeringen. Op zich is dit standpunt begrijpelijk, want we kunnen nog steeds niet van te voren uitrekenen wat een BI-oplossing een bedrijf oplevert. Uiteraard zal het de informatievoorziening op diverse fronten verbeteren, maar hoeveel is dat waard in geld?

Deze twijfelende managers kunnen soms wel over de brug geholpen worden door eerst een simpele BI-applicatie te ontwikkelen. Met simpel wordt dan bedoeld een BI-applicatie zonder achterliggend datawarehouse en zonder ETL-tool (Extract Transform Load). De BI-applicatie zou ook eventueel gekoppeld kunnen worden aan een spreadsheetpakket waar de gebruikers al vertrouwd mee zijn. De benodigde gegevens worden met een simpele applicatie uit de productiesystemen gehaald.

De stand-alone BI-applicatie die hier gebouwd wordt, is geen prototype. Meestal worden prototypes gebouwd om iets aan te tonen en vervolgens worden ze weggegooid. Deze BI-applicatie zal niet weggegooid worden, maar door de managers operationeel ingezet worden. Ook later zal deze BI-applicatie nog terug te zien zijn.

Deze aanpak, die door de bouwers van datawarehouses gezien wordt als heiligschennis, kan op korte termijn diverse praktische voordelen opleveren.

Een voordeel voor de gebruikers is dat ze zich beter kunnen voorstellen wat die toegevoegde waarde zou kunnen zijn. Ze zien hun eigen gegevens en ondervinden de interactiviteit en flexibiliteit van de tools. Vragen die ze hebben, kunnen snel beantwoord worden. Zien ze hierna het nut nog niet in, dan heeft het investeren in een massaal en duur datawarehouse ook geen zin. 

De analist kan deze BI-applicatie gebruiken als middel om de wensen van de gebruikers boven tafel te krijgen. Gebruikers denken in rapporten en grafieken, terwijl de analist liever met feiten en dimensies werkt. En dat kan voor gebruikers te abstract zijn. En als de abstractie niet het probleem is, dan hebben gebruikers soms moeite om hun informatiewensen te verwoorden. Ook hier kan het bouwen van een simpele BI-applicatie helpen, omdat het dan voor de gebruikers concreet wordt.

Een voordeel voor de IT-afdeling is dat er bekeken kan worden wat de status is van de gegevens waarin de gebruikers geïnteresseerd zijn. Zijn ze sterk vervuild, ontbreken er belangrijke gegevens, hoeveel historische gegevens zijn noodzakelijk en is er externe data nodig? Het zal hen een gedetailleerd beeld geven van de complexiteit van het systeem dat zij uiteindelijk moeten gaan bouwen.

Uiteraard kleven er ook nadelen aan deze aanpak. Het grootste gevaar is dat er op lange termijn, op diverse plekken binnen de organisatie, BI-eilandjes ontstaan die niet goed beheerd worden. Voordat men er erg in heeft, zijn de rapportages vanuit de niet-gekoppelde BI-applicaties inconsistent.

De aanpak is alleen te verantwoorden indien in de planning expliciet vermeld staat, dat er op langere termijn alsnog een datawarehouse gebouwd zal worden. Gebruikers en specialisten, ze moeten allemaal vanaf dag één weten dat de gecreëerde BI-applicatie uiteindelijk slechts een front-end is voor een complexere omgeving. In het datawarehouse met alle bijkomende zaken zal uiteindelijk wel geïnvesteerd moeten worden. Anders zal het succes van de BI-applicatie van korte duur zijn.

Zeker in het huidige economische klimaat, waar sterk gelet wordt op de added busines value, is deze aanpak te adviseren. Maar de aanpak is, zoals reeds vermeld, niet zonder risico’s. Penny wise and pound foolish is het Engelse gezegde dat hier van toepassing zou kunnen zijn.